SharePoint – Một công cụ hỗ trợ quản lý tuyệt vời cho Doanh nghiệp vừa và nhỏ
Phần 1: Giới thiệu về SharePoint
Do may mắn thông qua một người bạn, tôi đã có cơ hội được sử dụng SharePoint tại chính doanh nghiệp của mình. Tôi viết bài này để chia xẻ đến các bạn đọc,đặc biệt là những người chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ về một công cụ rất hữu ích cho việc quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đó là SharePoint.
Tôi không đề cập đến những vấn đề về kỹ thuật trong bài viết này vì e sẽ làm các bạn mệt vì những hiểu biết hạn chế về lĩnh vực này của tôi.
SharePoint là gì?
SharePoint là một phần mềm mà thông qua phần mềm này, tôi có thể tạo lập ra một trang web mà tôi thường gọi là trang web nội bộ, trang web này giúp tôi và các đồng nghiệp có thể cùng tạo ra một cơ sở dữ liệu, chia xẻ các thông tin và công việc, nhờ vậy công tác phối hợp trong công ty tốt hơn, mọi người tham gia một cách hiệu quả vào các qui trình công việc.
Điều kiện để sử dụng SharePoint là gì?
SharePoint rất phù hợp ngay cả với doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Hiện nay, tôi đang dùng Windows SharePoint Service 3.0, một bản không phải là mới nhất của SharePoint, thì các điều kiện về phần cứng và phần mềm như sau:
a. Server
Thành phần Tối thiểu Đề nghị
- Bộ xử lý 2.5 Gigahertz (GHz) Dual 3.5 GHz trở lên
- Ram 2 Gigabyte (GB) 4 GB trở lên.
- Disk HDD 160GB,Định dạng NTFS Tốt nhất 350GB, chia thành nhiều ổ vật lý để Bakup dữ liệu
- Phần mềm hệ thống Windows Server 2003 Service Pack 1
- Dot Net Framework 3.0
- Internet Information Service (IIS) 6.0 Tốt nhât là Internet Explorer 7.0
- Simple Mail Transfer Protocol Service (SMTP)
- Internet Explorer 6.0 / Firefox 1.5 / Netscape Navigator 8.1
- Windows Server 2003 Service Pack 1 hoặc hơn.
- Dot Net Framework 3.0
- Simple Mail Transfer Protocol Service (SMTP)
- SQL Server 20005 SQL Server 2005 service pack 1
b. Clients
Thành phần Tối thiểu Đề nghị
- Bộ xử lý Pentium III trở lên
- Ram 1 Gigabyte (GB)
- Disk HDD 30GB trở lên
- Phần mềm Hệ thống Windows XP
- Internet Explorer 6.0 trở lên
Nếu dùng các hệ điều hành khác, tốt nhất nên có IE để có thể dùng Full function mà Sharepoin cung cấp
Về trình độ của người dùng:
Đối với người quản trị, tôi đánh giá là không cần phải là một người xuất sắc về tin học, chỉ cần một người sử dụng thành thạo các phần mềm thông dụng của Microsoft là có thể làm chủ được SharePoint.
Đối với người dùng thành viên, biết cách dùng bộ Office và có kinh nghiệm truy cập Internet và lướt web là đủ.
Đối với doanh nghiệp doanh nghiệp vừa và nhỏ cỡ trung bình của Việt Nam, với khoản đầu tư ban đầu cho phần cứng khoảng 20 triệu là bạn có thể bắt đầu với công cụ mới này.
Các thành phần cơ bản của SharePoint và các ứng dụng vào thực tế:
Trong SharePoint có một số các thành phần cơ bản sau:
• Tài liệu chia xẻ: Tài liệu chia xẻ (Document Libraries). Đây là nơi để bạn chia xẻ các file tài liệu, vì ShapePoint tương thích với bộ Office, nên bạn sẽ thoải mái chia xẻ các file Word, Excel, PowerPoint, Access.
- o Ứng dụng thực tế: Sử dụng Tài liệu chia xẻ để lưu trữ những tài liệu các văn bản pháp qui nội bộ của Công ty như: Điều lệ, qui chế hoạt động, qui chế tài chính, nội quy. Ngoài ra, có thể lưu những văn bản nhiều người trong Công ty bạn cần dùng như các loại mẫu giấy tờ, báo giá, profile Công ty… Thật thú vị vì từ nay, bạn sẽ chẳng phải đau đầu nhớ xem mình đã để chúng trong máy tính nào, đường dẫn ra sao. Không chỉ có vậy, bạn còn có thể lưu các qui trình nghiệp vụ, bản mô tả công việc của các vị trí, báo cáo, kế hoạch…
• Các danh sách
- o Sổ liên lạc (Contacts): Đơn giản như tên gọi của nó, đây là nơi để bạn lưu các liên lạc của bạn, với thiết kế sẵn của SharePoint và tương thích với Sổ liên lạc mà bạn dùng trong Outlook.
o Nhiệm vụ (Task): Ở đây, bạn đưa ra các nhiệm vụ cần làm, người giao, người làm, mức độ hoàn thành, …
o Lịch (Calender): Bạn có thể tạo một lịch chung cho toàn công ty để mọi người cùng xem và cùng nắm được. Hoặc bạn có thể tạo ra riêng lịch cho một số vị trí trong Công ty để người đó sử dụng trong công việc.
o Thông báo (Announcements): Giờ thì thay vì bạn ra một bản Thông báo, in ra, sếp ký và dán lên bảng của Công ty thì chỉ đơn giản là đăng thông báo của sếp lên đây. Vậy là mọi người đều có thể xem dù ở đâu. Bạn cũng dễ dàng quản lý các thông báo này vì chúng được xếp gọn vào một chỗ với đầy đủ thông tin về nội dung, người đăng, người duyệt, và thời điểm hết hiệu lực của thông báo. Ngoài ra, tôi cũng có thể chính sửa đôi chút danh sách này, để biến nó thành Nhắn tin đồng đội. Như vậy, mọi đồng nghiệp của tôi có thể nhắn cho nhau các tin trên mạng nội bộ, công khai thông tin và các đề nghị của mình để nhận được sự hỗ trợ từ người có khả năng trong tổ chức. Tôi cũng có thể nhắn trước cho mọi người về những việc tôi cần trong buổi họp tới để mọi người lưu ý thực hiện.
• Thư viện ảnh: Đây là nơi để bạn lưu trữ các loại ảnh của công ty.
- o Ứng dụng: Bạn có thể lưu ảnh các sự kiện của Công ty như khai trương, kỷ niệm, các hoạt động tập thể…Bạn cũng có thể hình thành cho mình một cơ sở dữ liệu ảnh phong phú để sử dụng cho tương lai, như thiết kế web, lên profile, …. Tôi thì rất thích tính năng này vì có thể upload ảnh của thằng cu lên đây để khoe với
• Thảo luận: Đây là nơi để các thành viên trong công ty trao đổi và bàn luận. Ngoài ra, nó cũng cho phép tạo lập những Trắc nghiệm để lấy ý kiến của các thành viên về một vấn đề. Nếu bạn đã dùng web thường xuyên thì bạn không lạ gì những trắc nghiệm như vậy trên các web phổ thông tại Việt Nam như trắc nghiệm về quyết định đầu tư tiền nhàn rỗi của bạn vào vàng/chứng khoán/bất động sản/mở Cty riêng…
• Khác: Đây chính là công cụ để bạn tùy biến ra những cái made by Bạn. Tôi thường sử dụng công cụ này để tạo ra Quản lý hợp đồng, dễ thao tác và thiết kế, tôi có thể quản lý các hợp đồng của Công ty mình thông qua phần này, mỗi cuối buổi tôi có thể vào đây để xem có bao nhiêu hợp đồng mới xuất hiện với biểu tượng màu xanh, số hợp đồng, giá trị hợp đồng, người thực hiện, nội dung chi tiết của hợp đồng, các mốc thời gian của hợp đồng… Kế toán, người thực hiện hợp đồng đều có thể vào đây để lấy thông tin, điền thêm thông tin về hợp đồng.
Theo http://www.asa.com.vn